22 décembre 2017
conserver cv base de donnée

Conserver des CVs dans sa base de données : les règles à respecter

Pour la France métropolitaine ou l’Outre-Mer, la constitution d’une base de données de CV, sur support papier ou informatique, est régie par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). Est-il permis de conserver ces CV et pour quel délai, quelles en sont les conditions ? Voyons en quelques lignes ce qu’en dit la règlementation française.

La CNIL est l’autorité administrative qui agit dans le cadre de la loi du 6 janvier 1978, modifiée par la loi du 6 août 2004, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Cette entité veille particulièrement à ce que les données personnelles soient respectées, sous peine de sanctions comme des amendes ou le verrouillage d’une base de données pour une période donnée.

Droits des candidats et conservation des données en vue d’un recrutement

Toute entreprise ou tout cabinet œuvrant dans la collecte et la gestion de données personnelles est invitée à faire une déclaration sur le site de la CNIL. La collecte de CV dans le cadre d’un recrutement, que ces CV soient hébergés sur le site même de la société ou sur un site partenaire ou prestataire, entre dans ce champs. En particulier lorsque les CVs ont été obtenus via des plateformes dédiées (monster.fr, pole-emploi.fr, regionsjob.fr, jobteaser.com, etc.)

Chaque candidat postulant à un emploi et déposant son CV sur une quelconque base de données régie par la règlementation française doit être averti de ses droits d’accès et de rectification du document, ainsi que des traitements qui seront attribués à ses données personnelles. Il sera également informé de l’identité de l’entité, en particulier lorsqu’il s’agit d’un jobboard ou d’un cabinet de recrutement, qui conservera son CV, et des personnes physiques ou morales destinataires du document. Selon les recommandations de la CNIL, les informations collectées ne pourront pas être sauvegardées plus de 2 ans après le dernier contact avec le candidat.

Restrictions sur les types de données 

Par ailleurs, dans ce cadre, et selon l’article 6 de la convention 108 du Conseil de l’Europe, la collecte des données personnelles est restreinte : il n’est pas permis de relever des données ayant attrait à la race, aux opinions personnelles d’ordre politique ou religieuse, à la vie sexuelle, à la santé de toute personne, sauf si l’un de ces critères est nécessaire à l’emploi proposé, auquel cas le candidat donnera son accord par écrit. Il est mentionné dans l’article L121-6 du Code du travail fixe le principe suivant : « les informations demandées (…) au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Les informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles. »